Witzenmann legt großen Wert auf die Einhaltung der weltweit für die Witzenmann-Gruppe geltenden gesetzlichen Bestimmungen, der unternehmensinternen Richtlinien sowie grundlegender ethischer Grundsätze und internationaler Standards. Compliance ist ein integraler Bestandteil der Unternehmenskultur sowie der Geschäftstätigkeit von Witzenmann und über die Säulen "Werte" und "Leitlinien" auch im Leitbild von Witzenmann verankert.
Witzenmann hat ein Compliance Management System (CMS) eingerichtet, das regelkonformes, integres und ethisches Verhalten von Witzenmann und ihrer Geschäftspartner fördert und die Mitarbeiter beim Umgang mit Compliance-Risiken unterstützt. Das CMS soll Schäden für Witzenmann und die Mitarbeiter von Witzenmann verhindern, zur Reputation von Witzenmann beitragen sowie Verantwortungsbewusstsein und Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern.
Das CMS von Witzenmann erfasst die Aktivitäten der gesamten Witzenmann-Gruppe einschließlich der Tochtergesellschaften.
Nachfolgend stellen wir die Funktionsweise und die wesentlichen Elemente des CMS von Witzenmann dar.
Das CMS folgt einem kontinuierlichen Prozess, der gewährleisten soll, dass die Compliance-Ziele erreicht werden, und der im Wesentlichen drei aufeinander aufbauende Bausteine beinhaltet: Vorbeugen, Erkennen und Handeln. Insbesondere die folgenden Maßnahmen werden dabei ergriffen:
Das Compliance Management System von Witzenmann orientiert sich an nationalen und internationalen Standards und basiert auf den folgenden wesentlichen Elementen:
Ziel des Compliance-Managements von Witzenmann ist die Einhaltung der weltweit für die Witzenmann-Gruppe geltenden gesetzlichen Bestimmungen, der unternehmensinternen Richtlinien sowie grundlegender ethischer Grundsätze und internationaler Standards.
Das CMS erfasst die gesamte Witzenmann-Gruppe. Es ist an den Geschäftstätigkeiten und Erfordernissen von Witzenmann ausgerichtet und zielt vor allem auf die Bereiche ab, die im Rahmen der Risikoanalysen als für Witzenmann relevant ermittelt wurden. Besondere Schwerpunkte der Compliance-Arbeit bei Witzenmann bilden Menschenrechte und Umweltschutz, Datenschutz, Produktkonformität, Kartellrecht, Korruptionsprävention, Geldwäscheprävention und Exportkontrolle und Sanktionsvorgaben.
Rechtstreues, integres und ethisches Verhalten ist Grundlage des geschäftlichen Handelns von Witzenmann. Dies ist im Witzenmann-Verhaltenskodex (Code of Conduct) festgehalten.
Die Geschäftsleitung und Führungskräfte von Witzenmann bekennen sich uneingeschränkt hierzu und leben dies den Mitarbeitern vor ("Tone from the Top/Middle").
Mitarbeiter haben jederzeit die Möglichkeit, sich mit Compliance-Fragen sowie mit Hinweisen auf Risiken oder Unregelmäßigkeiten an ihre Vorgesetzten, die Geschäftsführung oder den Compliance-Verantwortlichen zu wenden. Ebenfalls steht allen Mitarbeitern ein Hinweisgebersystem zur Verfügung, bei dem die Mitteilenden einem besonderen Schutz unterliegen.
Compliance ist Führungsaufgabe aller Führungskräfte im Unternehmen. Durch organisatorische Maßnahmen, insbesondere das Vorsehen geeigneter und transparenter Prozesse sowie die Bereitstellung der notwendigen Ressourcen ist gewährleistet, dass sich das CMS innerhalb der ganzen Witzenmann-Gruppe entfaltet.
Die Verantwortung für das CMS liegt bei der Abteilung Recht und Compliance der Witzenmann GmbH, die regelmäßig und bei Bedarf sofort direkt an den zuständigen Geschäftsführer berichtet. Die Abteilung Recht und Compliance entwickelt die gruppenweit geltenden Standards für das Compliance-Management und berät die Unternehmensbereiche als erster Ansprechpartner für sämtliche Compliance-Fragen.
Unterstützt wird die Abteilung Recht und Compliance durch das weltweite Compliance-Netzwerk der Witzenmann-Gruppe. Für jede der internationalen Tochtergesellschaften gibt es einen lokalen Compliance-Ansprechpartner. Er unterstützt das Management bei der Regeleinhaltung und der Umsetzung des Compliance-Managements vor Ort, insbesondere bezüglich der Implementierung der gruppenweiten Standards und der Beachtung des jeweils geltenden lokalen Rechts.
Die Grundlage für das Management von Compliance-Risiken bei Witzenmann bilden Compliance-Risikoanalysen. Im Rahmen regelmäßiger Compliance-Risikoanalysen wird die Organisation systematisch auf Compliance-Risiken untersucht. Die identifizierten Risiken werden erfasst, analysiert und bewertet.
Wenn besondere Umstände es erfordern, wird die regelmäßige Compliance-Risikoanalyse durch anlassbezogene Prüfungen und Risikobewertungen ergänzt.
Basierend auf den identifizierten Compliance-Risiken entwickelt und implementiert Witzenmann Prinzipien und Maßnahmen, die das Risiko von Compliance-Verstößen reduzieren sollen. Dazu gehören:
Witzenmann informiert Mitarbeiter und Geschäftspartner auf verschiedenen Wegen über die Compliance-Standards, die bei Witzenmann gelten, unter anderem über interne Mitteilungen der Geschäftsführung und der Abteilung Recht und Compliance, in persönlichen Gesprächen, bei der Beantwortung von Kundenanfragen sowie über Veröffentlichungen im Intranet und im Internet.
Die Mitarbeiter von Witzenmann werden in regelmäßigen Abständen zu den für sie jeweils relevanten Compliance-Themen geschult. Dabei wird ihnen vermittelt, wie sie sich im Geschäftsalltag regelkonform und integer verhalten können. Das bedarfsorientierte Schulungsprogramm umfasst sowohl Präsenzschulungen als auch E-Learnings.
Im Rahmen von regelmäßig durchgeführten Risikoanalysen werden die Compliance-Inhalte bei persönlichen Gesprächen mit Funktionsträgern aus allen relevanten Unternehmensbereichen erläutert. Die Funktionsträger können dabei Compliance-Risiken aus ihren Bereichen benennen und Compliance-Experten befragen.
Alle Mitarbeiter und Organe von Witzenmann haben darüber hinaus jederzeit die Möglichkeit, sich in Compliance-Fragen fundiert von der Abteilung Recht und Compliance beraten zu lassen. Bei Bedarf werden fachlich spezialisierte Rechtsberater hinzugezogen.
Witzenmann überprüft das CMS kontinuierlich auf seine Wirksamkeit und Angemessenheit sowie auf Änderungsbedarf. Ergeben sich neue rechtliche Anforderungen, verändern sich Risiken oder kommen neue Risiken hinzu, wird das System an die neuen Gegebenheiten angepasst. Dazu werden Maßnahmenkataloge und Prozesse entwickelt und in der Folge umgesetzt.
Erkenntnisse aus den Ergebnissen der Compliance-Risikoanalysen, Revisionen, Anregungen von Mitarbeitern und Führungskräften und ggf. Hinweisen aus dem Hinweisgebersystem werden genutzt, um das System laufend weiterzuentwickeln und zu verbessern.
Nichts geht über den direkten Kontakt:
Torsten Hotop
E-Mail:
compliance [at] witzenmann.com
